Funktionen des sourcingmanagers

Damit Sie Ihr ERP-System an den sourcingmanager 2.0 anbinden können, bieten wir dazu eine entsprechende Schnittstelle an. Damit integrieren Sie den Bestellprozess aus dem sourcingmanager 2.0 prolemlos in ein vorhandenes ERP-System (z. B. SAP). Die manuelle Übernahme der Daten aus dem Bestellprozess entfällt. Wareneingangsbuchungen können direkt im sourcingmanager 2.0 erfasst und in Ihr System übermittelt werden. Sowohl der sourcingmanager 2.0, als auch SAP kann das bestellführende System sein.

Siehe auch unter Schnittstellen

Damit Sie einen Artikel schnell finden können gibt es beim sourcingmanager 2.0 eine Volltextsuche. Diese können Sie durch setzen von Filtern individuell auf Ihre Belange anpassen.

Der sourcingmanager 2.0 entspricht den Anforderungen von Personalvertretung, Datenschutz und Behindertenbeauftragten.

Die Besteller im sourcingmanager 2.0 sind den vorhandenen Katalogen zugeordnet. Als systemverantwortlicher Einkäufer bestimmen Sie welche Kataloge für die Besteller freigeschaltet werden. Dadurch erhält jeder einen bedarfsgerechten Bestellkatalog. Die Bestellung erfolgt direkt am Arbeitsplatz des Bestellers über seinen PC. Wenn Freigabeoptionen eingerichtet sind werden diese durch einen Bestellvorgang ausgelöst. Bevor die Bestellung zum Lieferanten geht muss sie dann freigegeben werden.

Als Kategorisierung der Warengruppen nutzt der sourcingmanager 2.0 eCl@ss 8.0 . Siehe dazu auch Katalogstandard.

Sie müssen sich nicht um den Software-Betrieb kümmern. Ihre Benutzer benötigen keine Software auf ihren Rechnern, sondern greifen über ihren Arbeitsplatz auf die benutzerfreundliche Anwendung im Internet zu. Über ein von Ihnen vergebenes Passwort haben sie dann Zugriff die neutrale Beschaffungsplattform. Dadurch vermeiden Sie zusätzlichen Supportaufwand im eigenen Hause.

E-Rechnung werden an die Bedürfnisse des Auftragsgeber angepasst.

Einzelne Produkte oder auch ganze Bestellungen können als Favoriten gekennzeichnet werden. Mit der Möglichkeit Bestellungen als Favoriten zu kennzeichnen, können Nutzer Bestellungen, die regelmäßig erfolgen, schnell finden und den Bestellvorgang mit signifikanter Zeitersparnis durchführen. Produkte die sich in den Favoriten befinden werden mit einem roten Herz gekennzeichnet.

Es gibt unterschiedliche Freigabeoptionen. Hierbei spielt auch die Rolle des Bestellers eine Rolle. (Siehe Rollenverteilung) Diese können auf Ebene des Bestellers oder bei Sonderbedarf-Bestellungen auf der Ebene der Organisation eingestellt werden. Überschreitet ein Besteller sein Budget, wird er auf seine Budgetüberschreitung hingewiesen. Der Warenkorb kann dennoch abgeschickt werden. An dieser Stelle wird der für diesen Besteller gesetzte Freigeber informiert. Erst nach erfolgter Freigabe wird die Bestellung an den Lieferanten übermittelt.

Zudem sichern benutzerbezogene Bestellbudgets, dass jeder Besteller in seinem Finanzrahmen bleibt. Sollte ein Budget überschritten werden, können Sie die Bestellung prüfen und ablehnen oder freigeben.

Siehe Anbindung und Integration oder Schnittstellen.

Der sourcingmanager 2.0 orientiert sich in der Bedienung an gängigen Shop-Systemen. Der Einweisungsaufwand wird minimiert.

Zur Vereinfachung des Imports von Katalogen wurde ein Bereich für die Lieferanten eingerichtet. In diesen Bereich können Lieferanten ihre Kataloge selbstständig in einen Produktcontainer importieren. Weiterhin können Lieferanten in diesem Bereich Artikel manuell ändern und anlegen. Die finale Freigabe des Produktcontainers erfolgt durch die Aufraggeber. Danach sind Artikel durch Besteller bestellbar.

Der sourcingmanager 2.0 verwendet die Katalogstandards des BMEcat 2005 und greift zur Klassifizierung auf die eCl@ss 8.0 zurück. Die Klassifizierung eröffnet nicht nur einen weiteren Weg Artikel anzuwählen, sondern ermöglicht im Controlling Auswertungen für bestimmte Warengruppen.

Sonderbedarfsbestellungen, die einer ecl@ss zugeordnet wurden, können im Controlling ebenfalls einer Warengruppe zugeordnet werden und erweitern somit Auswertungsmöglichkeiten.

Als Einkäufer handeln Sie mit Ihrem Lieferanten Rahmenverträge für Produkte, Produktgruppen oder ganze Kataloge aus. Der Lieferant stellt Ihnen einen Katalog mit den ausgewählten Produkten zur Verfügung. Der Lieferant kann nach Absprache mit Ihnen die Artikel in den sourcingmanager 2.0 importieren. Diese Arbeit können wir auch als Dienstleistung für Sie übernehmen. Sie prüfen die Konditionen der eingespielten Produkte und geben sie frei. Danach werden diese von Ihnen für die Besteller freigeschaltet.

(siehe auch Katalogimport oder Rahmenverträge verwalten)

Einem Rahmenvertrag können Sie mehrere Lose zuordnen. Jeder Lieferant stellt Ihnen einen abgestimmten Katalog im Rahmenvertrag zur Verfügung (Los innerhalb des Rahmenvertrages). Für diese Lose haben Sie die gleichen Optionen wie für einen kompletten Rahmenvertrag. Die Lose können bestimmten Bestellern und/oder Organisationseinheiten zugeordnet oder für alle freigeben werden.

Sie können im sourcingmanager 2.0 verschiedene Organisationseinheiten anlegen. Diese erleichtern die Verwaltung Ihrer Unternehmensstruktur. Rahmenverträge, Benutzerverwaltung, Freigaberechte und individuelle Anpassungen sind nur für die Organisationseinheit sichtbar. Ganze Organisationseinheiten oder auch Unterorganisationen können mitsamt aller dazugehörigen Rahmenverträge und Nutzer verschoben werden. Sie können dadurch schnell auf Änderungen innerhalb der Organisationsstruktur reagieren.

Die Anzahl der Organisationseinheiten ist nicht beschränkt.

Im sourcingmanager 2.0 sind unterschiedliche Freigabeoptionen angelegt. Die mehrstufigen Freigabeoptionen können sich an Budget oder Freigebern orientieren und werden den Bedürfnissen angepasst. (Siehe auch Freigabeoptionen)

Für ökologisch und sozialverträgliche Artikel gibt es besondere Siegel, die vom strategischen Einkauf und/oder dem Lieferanten kenntlich gemacht werden. (sieh auch Zertifikate)

Artikel die vom Einkauf besonders beworben werden, können als Promotionartikel gekennzeichnet werden. Hierbei werden besondere Eigenschaften oder Kaufanreize in der Übersicht herausgestellt, so z. B. sehr ökologische Produkte.

Die Promotionartikel erscheinen direkt auf der Startseite der Nutzer und erhalten dadurch eine erhöhte Sichtbarkeit.

Sie als Einkäufer schließen Rahmenverträge mit Ihren Lieferanten. In diesem Rahmenvertrag sind alle Konditionen für die von Ihnen ausgewählten Produkte hinterlegt. Jedem Rahmenvertrag können Lose zugeteilt werden. Durch das Zuteilen von Losen können verschiedene Lieferanten einem Rahmenvertrag zugeordnet werden. Rahmenverträge und/oder Lose können entweder allen Bestellern im sourcinmanager 2.0 oder nur einzelnen Organisationen oder Benutzern freigeschaltet werden.

Sie als Einkäufer entscheiden ob zusätzliche Artikel in den Rahmenvertrag aufgenommen oder Artikel geändert werden sollen. Sie haben verschiedene Möglichkeiten. Entweder spielt Ihr Lieferant die Daten in den sourcingmanager 2.0 ein. Oder wir übernehmen diese Tätigkeit als Dienstleistung. Oder Sie ändern die Artikel bzw. geben neue Artikel direkt ein. Nach Prüfung und Freigabe stehen die Produkte für die Besteller bereit.

Für das Reporting bietet der sourcingmanager 2.0 eine Vielzahl von Konfigurationen für die Berichterstellung. Der Benutzer wird durch die einzelnen Abschnitte der Berichtkonfiguration geführt und kann dann jeweils entscheiden, welche Komponenten mit in den Bericht aufgenommen werden sollen. Nach Erstellung eines Berichtes kann dieser im xls-Format exportiert werden.

Beispielhafte Komponenten die jeweils untereinander kombiniert werden können:

• Zeitraum nach Jahr, Quartal oder frei wählbarer Zeitraum
• Nach Organisation oder Unterorganisation
• Eingrenzung nach Rahmenverträgen
• Eingrenzungen im Bereich der Warengruppen
• Eingrenzung nach Lieferanten
• Eingrenzung nach Lieferanschrift
• Eingrenzung nach Artikelnummern, Sonderbedarf-Bestellungen, Bestellstatus

Der sourcingmanager 2.0 bietet die Möglichkeit, dass die jeweilige Konfiguration eines Berichtes abgespeichert werden kann.

Im sourcingmanager 2.0 wurden Rollen vergeben um den strategischen Einkauf zu organisieren. Kommunikation zwischen diesen Rollen erfolgt über das Nachrichtenboard. Im Umgang mit den Rollen verfügt der sourcinmanager 2.0 über weitere Funktionen.

Mehrfach-Rollen
In der Regel verfügen Nutzer des sourcinmanager 2.0 über eine zugeordnete Rolle. Es können bei Bedarf auch mehrere Rollen für einzelne Nutzer eingestellt werden.

Vertreter
Für den Fall, dass Benutzer verhindert sind, können sie einen Vertreter aus ihrer Organisationseinheit bestimmen. Bei überraschender Verhinderung kann die Vertretung auch von einem Co-Admin eingesetzt werden. Vertretungen verfügen über dieselbe Rolle des zu Vertretenden.

Der sourcingmanager 2.0 verfügt über eine Schnittstelle zur vollständigen Integration des Bestellprozesses mit vorhandenen ERP-Systemen (z. B. SAP). Die Integration externer Shops oder Kataloge erfolgt mittels OCI-Schnittstelle. (Siehe auch unter Anbindung)

Im sourcingmanager 2.0 können Vertreter für Besteller angelegt werden. Das kann entweder der Administrator oder der Besteller für sich machen. Die Vertretungsbefugnis kann zeitlich geregelt werden. Im Falle von unerwarteter Abwesenheit kann die Vertretung vom Administrator eingestellt werden. Vertreten können sich Personen mit gleichen Rechten. (Siehe auch Rollen)

Im sourcingmanager 2.0 können Siegel und Zertifikate schnell und einfach eingebunden werden. Verfügen Produkte nicht über allgemeingültige Siegel, entsprechen aber dennoch den ökologischen oder auch sozialverträglichen Kriterien einer Unternehmung, so können diese Produkte für die Besteller dennoch gekennzeichnet werden. Der sourcingmanager 2.0 stellt dafür eigene Icons zur Verfügung.