FAQ
Der sourcingmanager 2.0 ist eine elektronische Beschaffungsplattform und deckt den elektronischen Beschaffungsprozess also das e-Procurement ab. Die bisherigen papierbasierenden Prozesse werden mit dem System elektronisch abgebildet und verschlanken den Beschaffungsprozess. Gleichzeitig wird der komplette Bestellprozess übersichtlicher und nachvollziehbarer.
Unter elektronischer Beschaffung (englisch: e-Procurement) versteht man den betrieblichen Einkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet. Anwendung findet sie vor allem im B2B-Bereich und gewinnt im e-Business immer mehr an Bedeutung.
E-Procurement ist der operative Beschaffungsprozess – also das direkte Bestellen von Artikeln. Der strategische Beschaffungsprozess wird mit e-Sourcing bezeichnet. Hierbei geht es um den Ausschreibungsprozess und die effiziente Auswahl von Lieferanten.
Vorteile des e-Procurements:
- Senkung der Prozesskosten
- Erschließung neuer Beschaffungsmärkte
- Rabatte
- Transparenz der Angebote
Der sourcingmanager 2.0 wurde für die Beschaffung sogenannter C-Artikel konzipiert.
Auch Dienstleistungen wie etwa Malerarbeiten können über den sourcingmanager 2.0 abgerufen werden.
Jeder Nutzer benötigt einen Rechner mit Internet-Zugang. Als Browser werden empfohlen der Mozilla Firefox und Opera in den jeweils aktuellsten Versionen mit den letzten Sicherheitsupdates.
Der sourcingmanager 2.0 ist optimiert für eine Bildschirmauflösung von 1024 x 768 Pixel.
Ja, jedes Unternehmen kann den sourcingmanager 2.0 in einer an sein Corporate Design angepassten Variante nutzen. Möglich ist sowohl die Integration eines Logos in das Standard-Layout als auch die Anpassung des gesamten Menüs und der Benutzermasken an das Corporate Design des Unternehmens. Ein Angebot dazu unterbreitet die Sourcing Management GmbH auf Anfrage.
Unternehmensübergreifend sind alle am Beschaffungsprozess Beteiligten in den sourcingmanager 2.0 eingebunden. So greifen auf Seite des einkaufenden Unternehmens Benutzer mit den Rollen "Strategischer Einkäufer", „Co-Administrator“, „Reporter“ und "Besteller" und auf Seite des Lieferanten Benutzer mit den Rollen "Lieferant" auf den sourcingmanager 2.0 zu.
Basis aller Bestellungen im sourcingmanager 2.0 sind verhandelte Rahmenverträge. Jeder Artikel, der bestellt werden soll, muss also im Rahmenvertrag des einkaufenden Unternehmens enthalten sein. Dadurch ist gewährleistet, dass die Vereinbarungen zwischen einem Lieferanten und dem einkaufenden Unternehmen bei jeder Bestellung eingehalten werden.
Der "Strategische Einkäufer" vereinbart und verwaltet die Rahmenverträge seiner Lieferanten. Er darf Artikel bei angebundenen Lieferanten anfragen und Angebote akzeptieren. Sobald er Kataloge für „Besteller“ freigegeben hat können die entsprechenden Artikel des Kataloges bestellt werden.
Der "Besteller" hat Zugriff auf die für ihn freigeschalteten Bestellkataloge. Über eine Suchfunktion oder die E-Class selektiert er die benötigten Artikel und stellt sie zu einem Warenkorb zusammen. Unter Berücksichtigung der für ihn freigegebenen Liefer- und Rechnungsanschriften sendet er den Warenkorb als Bestellung an die entsprechenden Lieferanten.
"Lieferanten" bilden das Pendant zu den einkaufenden Unternehmen und werden im sourcingmanager 2.0 eingerichtet mit ihren jeweiligen Rahmenverträgen. Lieferanten können Kataloge hochladen, bearbeiten und zur finale Freigabe an Ihren „Strategischen Einkäufer“ übergeben.
Ja, die Sourcing Management GmbH unterstützt die Anbindung der bestehenden Geschäftsbeziehungen. Der Kunde bestimmt selbst, bei welchen Lieferanten – gleich, ob regional oder überregional – über den sourcingmanager 2.0 bestellt werden soll.
Ja, grundsätzlich kann ein Lieferant mehrere Kataloge im sourcingmanager 2.0 betreiben.
Die Pflege der Kataloge übernimmt in der Regel der Lieferant. Im Bedarfsfall können Kataloge auch von strategischen Einkäufern gepflegt werden. Hier stimmen sich Lieferant und einkaufendes Unternehmen ab. Die Laufzeit eines Vertrages wird nach wie vor zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden vereinbart.
Viele Kunden aktualisieren ihre Rahmenverträge einmal im Jahr. Zusätzlich finden Rahmenvertragsverhandlungen zwischen dem Lieferanten und dem Einkäufer statt, in denen das künftige Sortiment inklusive der Preise vereinbart wird.
Das Ergebnis dieser Verhandlungen wird dann vom Lieferanten in elektronischer Form (BMEcat-Format) aufbereitet. Anschließend werden die verhandelten Rahmenverträge hochgeladen und stehen damit den strategischen Einkäufern zur Freigabe automatisch zur Verfügung.
Wenn auch Sie Ihre Rahmenverträge in elektronischer Form aufbereiten möchten, fordern Sie bitte unsere aktuellen Artikelspezifikationen an.
Die Lieferanten bereiten ihre Rahmenvertragskataloge gemäß dem Produktdatenstandard BMEcat auf. Im sourcingmanager 2.0 wird der XML-basierte Standard derzeit in den Version 2005 in Kombination mit der eCl@ss 8.0 verarbeitet. Die Version BMEcat 1.2 wird ebenfalls unterstützt.
Die über den sourcingmanager 2.0 generierten Bestellungen werden nach dem Absenden des Warenkorbs an die Lieferanten übermittelt. Je nach hinterlegter Einstellung erfolgt die Übermittlung per E-Mail oder als Datensatz an eine definierte Schnittstelle.
Für die Integrität der vom Kunden eingegebenen Daten und den fehlerfreien Betrieb sorgt die Sourcing Management GmbH. Der Transport der Daten im Internet wird über den SSL-Standard (Secure Socket Layer) mit einer 128-Bit-Verschlüsselung geschützt.
Die Sourcing Management GmbH stellt durch Passwortfunktionalitäten sicher, dass bei sachgerechter Nutzung dieser Funktionalitäten durch die Vertragsparteien Dritte keine Einsichtsrechte in die individuell vereinbarten Konditionen erhalten können, noch dass Personen Bestellvorgänge außerhalb der ihnen eingeräumten Vollmachten initiieren können. Die Sorgfalt im Umgang mit den vereinbarten Passwörtern obliegt dem Nutzer.
Hiervon ausgenommen sind die Personen, die im Auftrag der Sourcing Management GmbH mit der Wartung und Pflege des Systems betraut werden. Diese Personen sind entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet worden.
Bei der Klassifizierung nach eCl@ss werden Informationen zunächst nach verschiedenen Elementen sortiert und zugeordnet (Sachgebiete, Hauptgruppen, Gruppen und Untergruppen). Entsprechend dieser Sortierung erhält das Produkt bzw. die Information eine 8-stellige Nummer. Dann werden Schlagworte und Synonyme festgelegt, die die Suche nach der Information oder dem Produkt vereinfachen. Zuletzt werden bestimmte Merkmale des Produkts oder der Information festgelegt, die zur näheren Beschreibung dienen.
Im sourcingmanager 2.0 wird das Klassifizierungsschema "ecl@ss" in der Version 8.0 genutzt.
eCl@ss ist ein allgemein gültiger Standard für eine einheitliche Klassifizierung und Beschreibung von Gegenständen in digitalen Datensystemen wie z. B. für die Warenwirtschaft. Weiterhin können Informationen über eCl@ss in verschiedenen Datenformaten einfach ausgegeben werden, was z. B. die Planung eines Projektes und den Austausch von Informationen unter verschiedenen Gruppen beschleunigt und vereinfacht. Mit einer einheitlichen Klassifizierung wird der reibungslose Übergang zwischen verschiedenen Systemen beim Datenimport und -export gewährleistet (z. B. Schnittstelle Warenwirtschaft und Beschaffungsplattform). Die Klassifizierungsstandards werden festgelegt und weiterentwickelt von eCl@ass e. V. Die Nutzung dieser Standards ist kostenpflichtig.