Die Vorteile von einem e-Procurement-System
Der elektronische Beschaffungsprozess kommt im Vergleich zum papierbasierenden Prozess mit deutlich weniger Prozessschritten aus und die verbleibenden Schritte sind deutlich schneller abgewickelt.
Der Bestellvorgang im papierbasierenden Prozess
- Bedarfsermittlung
- Bedarfsanforderung schreiben
- Genehmigungsverfahren
- Budget- und Mittel- kontrolle
- Freigabe und Bestellanforderung
- Angebot einholen
- Angebotsanalyse
- Bestellschreiben
- Bestellüberwachung
- Warenanlieferung und -annahme
- Transport zu Besteller
- Rechnungseingangsbuchung
- Rechnungsprüfung
- Zahlungsanweisung
Der Bestellvorgang im digitalen Beschaffungsprozess
- Bedarfsermittlung
- Bestellschreiben
- Warenanlieferung und -annahme
- Rechnungseingangsbuchung
- Rechnungsprüfung
- Zahlungsanweisung
Vorteile e-Procurement - Vergleicht man den elektronischen mit dem papierbasierten Prozess, so fällt eine Reihe von Prozessschritten weg. Andere Prozessschritte werden deutlich beschleunigt.
Eine Einsparung der Prozesskosten von mindestens 50% ist anzunehmen.
Weitere Vorteile der elektronischen Beschaffung
Kürzere Zeiten von der Bestellanforderung bis zur Lieferung
Einfaches Handling des Bestellprozesses – wie bei einem gewöhnlichen Online-Shop
weniger Fehlbestellungen – der Verbraucher/Nutzer bestellt selbst und weiß was benötigt wird
Verhinderung von Maverick Buying – kein unkontrolliertes Bestellen außerhalb ausgehandelter Verträge
Mehr Transparenz in den Bestellprozessen
Die Lieferung erfolgt direkt an die Verwendungsstelle – keine Lagerhaltung
Unser Fazit
Durch den verschlankten, digitalen Beschaffungsprozess gewinnt der Einkauf viele Vorteile im e-Procurement und Zeit für strategische Entscheidungen auf einer gesicherten, transparenten Basis. Mitarbeiter/Besteller sind zufriedener, da der Bestellprozess einfach abgewickelt wird und die Lieferung deutlich schneller den Besteller erreicht.